สิ่งที่พนักงานไม่ต้องการบอก และสิ่งที่ผู้บริหารไม่ต้องการได้ยิน ทำให้เกิดความล้มเหลวที่มีค่าใช้จ่ายสูงมากมายบริษัท Corporate America ยังไม่ทราบว่าจะจัดการกับผู้ชายและผู้หญิงที่ “ใช่” ได้อย่างไร – คนที่กลัวที่จะส่งข่าวประเภทใดก็ตามที่อาจทำให้ผู้บังคับบัญชาไม่พอใจ ดังนั้นโครงการจึงล้มเหลวอย่างต่อเนื่อง ทำให้บริษัทต้องเสียเวลาและเงินเราเสร็จสิ้นการศึกษา 14 เรื่องที่ตีพิมพ์ในบทความทาง
วิชาการในช่วง 15 ปีที่ผ่านมา และพบประเด็นสำคัญ 5 ประการ
เกี่ยวกับความถูกต้องของการรายงานโครงการ การรู้และเข้าใจไดนามิกของการรายงานโครงการจะช่วยให้บริษัทต่างๆ หลีกหนีจากผลกระทบที่ร้ายแรง
1. ผู้บริหารไม่สามารถพึ่งพาเจ้าหน้าที่โครงการในการรายงานสถานะโครงการได้อย่างถูกต้อง Stephen Walsh CEO ของ Providian Trust คิดว่าเขาไม่มีอะไรต้องกังวลเกี่ยวกับการอัพเกรดคอมพิวเตอร์มูลค่า 22 ล้านเหรียญที่เขาอนุญาต พนักงานของเขายืนยันว่าโครงการมีความคืบหน้าที่ดี มันไม่ได้เท่านั้น Providian ลงทุนในซอฟต์แวร์ที่ใช้งานไม่ได้มากจนต้องเสียเงิน 36 ล้านดอลลาร์เพื่อแก้ไขปัญหาด้วยการอัปเกรด
พนักงานไม่ชอบให้ข่าวร้ายกับเจ้านาย ย้อนกลับไปที่แนวคิดที่ว่าผู้บริหารอาจ “ยิงผู้ส่งสาร” พนักงานอยู่ในด้านที่อ่อนแอกว่าของความสัมพันธ์เชิงอำนาจ และด้วยเหตุนี้จึงมักจะสร้างความเปลี่ยนแปลงในเชิงบวกอยู่เสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบรรยากาศขององค์กรไม่เปิดกว้างต่อข่าวร้าย ผู้บริหารต้องทำอย่างไร? ดังที่ Ronald Reagan เคยกล่าวไว้ว่า “trust, butfirmer” ขอความเห็นจากผู้อื่นที่ใกล้ชิดกับโครงการ การได้รับมุมมองเหล่านี้อาจทำให้คุณเห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังถ่ายทอด
2. คนรายงานผิดด้วยเหตุผลหลายประการ ผู้บริหารมักจะคิดว่าคนที่ไม่มีจรรยาบรรณเท่านั้นที่จะมีส่วนร่วมในการรายงานที่ไม่ถูกต้อง แม้ว่าจะเป็นความจริงที่เราพบว่าผู้ที่มีสำนึกในศีลธรรมส่วนบุคคลจะเต็มใจที่จะรายงานข่าวร้ายเมื่อโครงการเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องซึ่งอาจเป็นอันตรายต่อผู้อื่น นอกจากนี้ยังเผยให้เห็นถึงลักษณะสำคัญที่อาจส่งสัญญาณว่าใครบางคนมีแนวโน้มที่จะ การรายงานที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น คนที่มีนิสัยชอบเสี่ยงหรือมีแรงบันดาลใจในอาชีพสูงกว่ามักจะรายงานผิด เช่นเดียวกัน คนที่มองโลกในแง่ดีและมองเห็น “น้ำเหลือครึ่งแก้ว” ก็เช่นกัน
เพื่อต่อสู้กับสิ่งนี้ นายจ้างควรพิจารณาองค์ประกอบของทีมโครงการอย่างรอบคอบ อย่าจัดทีมเฉพาะผู้มองโลกในแง่ดีและผู้รับความเสี่ยง
3. การตรวจสอบไม่จำเป็นต้องพบข้อผิดพลาดเสมอไป เมื่อผู้ตรวจสอบเข้ามาเกี่ยวข้อง ก็จะมีแนวโน้มที่จะแบ่งปันข้อมูลน้อยลงไปอีก พนักงานเกิดความไม่ไว้วางใจมากขึ้นเมื่อถูกจับตามองอาจนำไปสู่สภาพแวดล้อมที่พนักงานพยายามต่อต้านผู้ตรวจสอบบัญชี การวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่าหนึ่งในปัจจัยที่
สนับสนุนความตั้งใจของผู้จัดการโครงการในการเปิดเผยโครงการ
ที่ท้าทายหรือล้มเหลวคือความไว้วางใจในหัวหน้างานของเขาหรือเธอ หากพนักงานรู้สึกว่าสามารถไว้วางใจหัวหน้างานได้ พวกเขามักจะอธิบายความท้าทายที่โครงการกำลังเผชิญได้อย่างถูกต้องแม่นยำ หากความไว้วางใจต่ำ การเพิ่มขั้นตอนการตรวจสอบที่เข้มงวดอาจนำไปสู่การรายงานที่ไม่ถูกต้องมากขึ้น
4. ผู้จัดการอาวุโสที่ดูแลโครงการอาจเพิ่มการรายงานที่ไม่ถูกต้อง การมีผู้จัดการอาวุโสจะช่วยให้แน่ใจว่าโครงการยังคงอยู่ใน “เครื่องเขียนหน้าหลัก” แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะมีความโปร่งใสมากขึ้นในการอัปเดตโครงการ ในความเป็นจริงเราพบว่าตรงกันข้าม ยิ่งผู้จัดการอาวุโสมากเท่าไร ผู้ใต้บังคับบัญชาก็จะยิ่งรายงานน้อยลงหากโครงการกำลังจมลง เหตุผลง่ายๆ ก็คือ ลูกน้องไม่อยากถูกมองไม่ดีต่อหน้าหัวหน้า การวิจัยของเราพบว่าผู้ตอบแบบสอบถามไม่เต็มใจที่จะให้ข้อมูลสถานะที่เป็นความจริง หากโครงการเป็น “ผลิตผลของผู้บริหารระดับสูงที่สนับสนุนโครงการซ้ำแล้วซ้ำเล่า”
วิธีที่มีประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหานี้คือการเปิดเผยและซื่อสัตย์เป็นอันดับแรกเมื่อติดต่อกับพนักงาน การวิจัยแสดงให้เห็นว่าพนักงานมีความจริงมากขึ้นเมื่อพวกเขารับรู้ว่านายจ้างมีความซื่อสัตย์และโปร่งใส นอกจากนี้ เรายังคิดว่ามันคุ้มค่าที่จะจัดตั้ง Project Management Office ซึ่งผู้นำจะได้รับการฝึกอบรมให้ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาให้กับผู้จัดการโครงการขององค์กร ด้วยวิธีนี้สำนักงานปลัดฯ สามารถมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาความสัมพันธ์ดังกล่าว ซึ่งท้ายที่สุดแล้วสามารถช่วยฉายให้เห็นสถานะ “ที่แท้จริง” ของโครงการได้
5. ผู้บริหารไม่สนใจข่าวร้าย บางครั้งอาจไม่ใช่ความถูกต้องของการรายงาน แต่ก็ไม่ใช่คำตอบที่ผู้บริหารต้องการได้ยิน เราสังเกตเห็นปรากฏการณ์นี้ของผู้บริหารที่เพิกเฉยหรือมองข้ามข่าวร้ายในการศึกษาหลายชิ้น
ความมั่นใจมากเกินไปและการเพิ่มระดับความมุ่งมั่นในโครงการเป็นอันตรายต่ออาชีพใน C-suite ทั้งคู่มีบทบาทในหายนะขององค์กรมากมายในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา ฟังและเปิดใจเกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานกำลังบอกคุณ พวกเขาก็มีส่วนร่วมในความสำเร็จของโครงการเช่นกัน
บทความนี้อ้างอิงจากงานวิจัยที่เคยปรากฏใน MIT Sloan Management Review ร่วมเขียนโดยเอช. เจฟฟ์ สมิธ, จอร์จ และศาสตราจารย์มิลเดรด ปานุสกาในธุรกิจที่มหาวิทยาลัยไมอามีในออกซ์ฟอร์ด โอไฮโอ; Charles L. Iacovou, คณบดีรับตำแหน่งที่ Wake Forest University School of Business; และ Ron L. Thompson ศาสตราจารย์ด้านการจัดการที่ Wake Forest University School of Business ใน Winston Salem รัฐนอร์ทแคโรไลนา
Credit : ufabet
